¿Sabía que los contratos mal gestionados pueden costar a las empresas hasta el 9% de sus ingresos anuales? Los contratos son la columna vertebral de las relaciones empresariales y regulan los acuerdos de transacciones y asociaciones. Sin embargo, muchas empresas siguen confiando en métodos manuales anticuados para gestionar estos documentos críticos, lo que conlleva importantes problemas.
En este artículo se explica qué es la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM, por sus siglas en inglés), se destacan los retos habituales de la gestión tradicional de contratos, se muestran las claras ventajas de las soluciones modernas de CLM y se explica cómo estos sistemas, respaldados por conocimientos jurídicos, pueden transformar a mejor sus procesos contractuales.
1.¿Qué es la Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos (CLM)?
En derecho mercantil, la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) se refiere al proceso sistemático de gestión de contratos desde su inicio (o solicitud) hasta su renovación o rescisión, pasando por su ejecución y gestión continua. Se trata de la gestión «integral» de todos los contratos de una empresa, que se centra no solo en la firma del contrato, sino en lo que ocurre antes y después de la firma a lo largo de toda la vida del acuerdo.
- ¿Por qué es crucial el CLM en Derecho Corporativo?
Los contratos son la espina dorsal legal de prácticamente todas las relaciones empresariales: con clientes, proveedores, socios, empleados, etc. Una mala gestión de los contratos puede acarrear importantes riesgos jurídicos y pérdidas económicas. El objetivo de la CLM es mitigar estos riesgos y maximizar el valor y el cumplimiento derivados de los contratos.
2. Las etapas del ciclo de vida de un contrato
La Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos (CLM) es un proceso estructurado para gestionar los contratos desde su inicio hasta su finalización o renovación. Su objetivo es impulsar la eficiencia, reducir el riesgo y maximizar el valor organizativo. Más que un simple almacenamiento de documentos, abarca una serie de pasos continuos e interconectados a lo largo del ciclo de vida del contrato. En general, se trata de nueve etapas clave
– Creación de plantillas
Esta etapa inicial implica la creación de plantillas de contrato estandarizadas y preaprobadas. Estas plantillas sirven de base para futuros contratos, incorporando cláusulas legales estándar, términos comerciales y campos necesarios para la personalización. Esta etapa garantiza el cumplimiento de la coherencia y la eficiencia en la creación de contratos, al proporcionar un punto de partida que refleja las políticas organizativas y los requisitos legales.
– Creación de contratos
Utilizando las plantillas aprobadas en la fase anterior, se genera el primer borrador de un contrato específico. Se añaden a la plantilla detalles relevantes como los nombres de las partes, las descripciones de los bienes o servicios, las condiciones de pago y las cláusulas específicas. Puede tratarse de una simple introducción de datos en una plantilla o de una redacción compleja que requiera la participación de varias partes interesadas.
– Negociación de contratos
Una vez elaborado el borrador, el contrato entra en la fase de negociación. Se trata de un proceso iterativo en el que las partes intercambian versiones del contrato, proponen cambios, discuten los términos y trabajan para alcanzar un acuerdo mutuamente aceptable. Esta fase suele implicar la redacción, el comentario y el seguimiento de las revisiones hasta que todas las partes estén satisfechas con los términos y condiciones.
– Revisión de contratos
Antes de finalizar y aprobar un contrato, hay que revisarlo. Normalmente, los equipos jurídicos, los responsables de las unidades de negocio, los departamentos financieros y otras partes interesadas analizan las condiciones negociadas en relación con las normas jurídicas, las políticas internas, las limitaciones presupuestarias y los objetivos estratégicos. El objetivo es identificar posibles riesgos, garantizar el cumplimiento y verificar la exactitud.
– Aprobación del contrato
Tras el proceso de revisión, el contrato pasa a la fase de aprobación. Las personas o grupos designados dentro de la organización firman formalmente el contrato, indicando su aceptación de los términos y autorizando que siga adelante. Los flujos de trabajo de aprobación pueden variar en función de la complejidad o el tipo de valor del contrato y a menudo implican varios niveles de autorización.
– Ejecución del contrato
Este es el momento en el que el contrato pasa a ser jurídicamente vinculante. Todas las partes implicadas firman la versión final del acuerdo. Esto puede hacerse mediante firmas húmedas o, cada vez más, mediante firmas electrónicas seguras (firmas electrónicas). La correcta ejecución es fundamental para que el contrato sea válido y exigible.
– Operación contractual
Tras la ejecución, el contrato entra en su fase activa. Esta fase consiste en gestionar las actividades cotidianas relacionadas con el contrato. Esto incluye el cumplimiento de las obligaciones de entrega de bienes o prestación de servicios, la tramitación de los pagos, la gestión de los plazos y la gestión de las comunicaciones entre las partes. Se trata de poner en práctica los términos del contrato.
– Ejecución del contrato
Esta fase se centra en el seguimiento y la evaluación del cumplimiento de las condiciones contractuales por las partes. Se hace un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), se miden los niveles de servicio y se supervisan los hitos. Se trata de evaluar si las obligaciones se están cumpliendo a tiempo y con arreglo a las normas exigidas, y de detectar posibles problemas o desviaciones.
– Expiración o renovación del contrato
A medida que el contrato se acerca a su fecha de vencimiento, hay que tomar una decisión sobre su futuro. Esta etapa implica revisar el rendimiento del contrato, evaluar su valor continuado y determinar si dejarlo expirar, rescindirlo anticipadamente, renovarlo por otro plazo o renegociar los términos. Una CLM eficaz garantiza que las próximas fechas de vencimiento o renovación se controlen con suficiente antelación, lo que permite tomar decisiones y medidas estratégicas a tiempo.
3. Los costes ocultos de la gestión manual de contratos
Muchas empresas, sobre todo las más pequeñas, siguen gestionando los contratos con herramientas desconectadas, como el correo electrónico, las unidades compartidas y las hojas de cálculo. Este enfoque manual suele parecer sencillo, pero puede crear problemas importantes y costes ocultos.
- Aumento de los riesgos: es fácil incumplir plazos importantes, incumplir obligaciones contractuales o pasar por alto cláusulas críticas. Esto puede dar lugar a disputas, sanciones o incluso acciones legales. También resulta más difícil controlar y garantizar el cumplimiento de la normativa.
- Falta de eficacia – Encontrar contratos o cláusulas específicas lleva tiempo. El proceso de redacción, negociación y obtención de aprobaciones es lento y suele requerir repetidos pasos manuales. Así se pierde un tiempo valioso que podría dedicarse a tareas más estratégicas.
- Pérdidas financieras: los procesos manuales pueden provocar la pérdida de oportunidades de ingresos (como el incumplimiento de las fechas de renovación), el aumento de los costes administrativos y condiciones contractuales desfavorables debido a un seguimiento deficiente de las negociaciones.
- Escasa visibilidad – Sin un sistema central es difícil tener una visión clara de todos los contratos activos, sus condiciones clave o los riesgos asociados. Esta falta de visibilidad dificulta la toma de decisiones informadas.
- Dificultad de auditoría – Cuando los contratos están dispersos y los registros son incompletos, demostrar el cumplimiento o revisar los acuerdos históricos para las auditorías se convierte en una tarea tediosa y propensa a errores.
Estos problemas demuestran por qué confiar únicamente en los métodos manuales no sólo es ineficaz, sino que también plantea graves riesgos para los resultados y la situación jurídica de una empresa.
4. Ventajas estratégicas de la CLM
Las ventajas estratégicas se refieren al modo en que la CLM ayuda a una empresa a alcanzar sus objetivos empresariales más amplios, mejorar su posición competitiva e impulsar el valor a largo plazo. – Estas son algunas de las principales ventajas estratégicas de la implantación de la gestión CLM
- Gestión proactiva de riesgos y cumplimiento: CLM permite a los equipos jurídicos pasar de la resolución reactiva de problemas a la mitigación proactiva de riesgos. Al aplicar el lenguaje jurídico estándar, realizar un seguimiento de las obligaciones de cumplimiento y proporcionar una visibilidad clara de los términos y plazos contractuales, CLM reduce significativamente la probabilidad de infracciones, incumplimientos normativos y posibles litigios antes de que surjan los problemas.
- Visión estratégica mejorada a través de datos centralizados: un repositorio central de CLM transforma los contratos de documentos dispersos en datos empresariales procesables. Los equipos jurídicos obtienen una visión estratégica analizando las tendencias contractuales, identificando riesgos sistémicos u oportunidades en toda la cartera, comprendiendo las obligaciones en su conjunto y utilizando estos datos para fundamentar las estrategias de negociación y contribuir a la planificación empresarial general.
- Mayor papel y eficiencia del departamento jurídico: al automatizar tareas administrativas repetitivas como la redacción (utilizando plantillas aprobadas), el seguimiento de las aprobaciones y la gestión de los plazos, CLM libera tiempo a los profesionales jurídicos. Esto les permite centrarse en tareas estratégicas de mayor valor, como el análisis jurídico complejo, el asesoramiento en acuerdos empresariales críticos y la contribución al desarrollo de políticas, posicionando al departamento jurídico como un socio más estratégico dentro de la organización.
- Posición jurídica coherente y estandarización: CLM permite a los departamentos jurídicos crear y aplicar bibliotecas de cláusulas jurídicas aprobadas, plantillas y posiciones alternativas de negociación. Esta estandarización garantiza una postura jurídica coherente en todos los acuerdos, simplifica el proceso de revisión, hace más predecible la evaluación de riesgos y refuerza el marco contractual general de la empresa.
5.CLM para cada tamaño de empresa Cómo ayudan los servicios jurídicos
Aunque las grandes empresas suelen emplear sofisticados programas informáticos de gestión de contratos y departamentos jurídicos especializados, los principios y ventajas de la gestión del ciclo de vida de los contratos son igualmente pertinentes y cruciales para empresas de todos los tamaños, incluidas las nuevas empresas y las pequeñas y medianas empresas (PYME). El enfoque específico puede ser más sencillo para una empresa más pequeña, quizá centrándose inicialmente en el almacenamiento digital centralizado y el seguimiento de detalles clave, pero el objetivo fundamental de gestionar los contratos de forma eficaz para mitigar el riesgo y generar valor sigue siendo el mismo.
Aquí es donde los servicios jurídicos externos desempeñan un papel indispensable, actuando como un socio vital en el establecimiento y mantenimiento de procesos eficaces de gestión de contratos, independientemente del tamaño de su empresa. Los abogados y asesores jurídicos ofrecen una experiencia que complementa las operaciones empresariales internas, garantizando que las actividades de gestión de contratos no solo sean eficientes, sino también jurídicamente sólidas y conformes.
– He aquí cómo los servicios jurídicos pueden apoyar específicamente la gestión de las relaciones con los clientes de su empresa
- Sentar las bases jurídicas (Firma previa)
Antes incluso de negociar un contrato, los expertos jurídicos pueden ayudarle a sentar las bases de su CLM. Esto incluye la redacción de plantillas de contratos a medida que sean jurídicamente sólidas, adecuadas para su sector y estandarizadas en aras de la eficiencia. También proporcionan un asesoramiento crucial durante la negociación del contrato, analizando las condiciones propuestas, identificando los riesgos potenciales, explicando las implicaciones legales y ayudándole a elaborar estrategias para garantizar condiciones favorables al tiempo que protege sus intereses. Además, llevan a cabo revisiones jurídicas exhaustivas de los contratos entrantes, asegurándose de que usted comprende plenamente sus obligaciones y posibles responsabilidades antes de comprometerse.
- Garantizar el cumplimiento y gestionar el riesgo (después de la firma)
Una vez ejecutados los contratos, el apoyo jurídico sigue siendo vital. Los abogados pueden asesorar sobre la creación de procesos internos para garantizar el cumplimiento continuo de las obligaciones contractuales y la normativa pertinente (como las leyes de protección de datos). Si surge la necesidad de modificar un contrato o resolver un litigio, los profesionales del Derecho ofrecen la orientación y los conocimientos de redacción necesarios. También ofrecen asesoramiento estratégico sobre los aspectos jurídicos de la renovación o rescisión de contratos, garantizando que estos procesos se gestionen correctamente para evitar problemas futuros.
- Orientar la implantación del sistema CLM
Si su empresa decide adoptar un software de CLM, los asesores jurídicos pueden aportar información valiosa sobre los requisitos legales y de cumplimiento que debe cumplir el sistema. Ayudan a garantizar que la tecnología elegida admite el almacenamiento seguro de documentos, controles de acceso adecuados, registros de auditoría y funciones de seguimiento del cumplimiento pertinentes para sus necesidades legales.
- Crear capacidad interna
Los servicios jurídicos pueden ayudarle a desarrollar políticas y procedimientos internos para la gestión de contratos, creando un enfoque coherente y jurídicamente sólido en toda su organización. También pueden impartir formación a sus equipos de ventas, compras u operaciones sobre los conceptos jurídicos básicos que deben comprender al trabajar con contratos.
Para las empresas que no disponen de asesoramiento jurídico interno, la contratación de servicios jurídicos externos resulta especialmente beneficiosa. Proporciona acceso a conocimientos especializados y experiencia en derecho y gestión de contratos, lo que ayuda a establecer prácticas sólidas de gestión de contratos desde el principio y a sortear las complejidades jurídicas que surgen a lo largo del ciclo de vida de los contratos.
La asociación con expertos jurídicos garantiza que su estrategia de gestión de contratos no se limite a la eficiencia de los procesos, sino que se construya sobre una base sólida de gestión de riesgos de cumplimiento legal y ventaja estratégica. Ayudan a transformar los contratos de fuentes potenciales de responsabilidad en activos valiosos que impulsan el éxito empresarial.
Conclusión
Los contratos son activos vitales que requieren una gestión cuidadosa durante todo su ciclo de vida. Confiar en métodos manuales obsoletos ya no es sostenible en el acelerado entorno empresarial regulado actual.
La gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) proporciona el enfoque estructurado necesario para gestionar los contratos de forma eficiente, mitigar los riesgos, ahorrar costes y obtener información valiosa. Al adoptar soluciones modernas de CLM, impulsadas por la tecnología y potencialmente mejoradas por la IA, las empresas pueden transformar sus procesos contractuales de cargas administrativas en impulsores estratégicos. Junto con una orientación jurídica experta, un sistema de gestión de contratos sólido permite a las empresas de todos los tamaños navegar por las complejidades de las relaciones contractuales con éxito y seguridad.
Agilice sus procesos contractuales para reducir riesgos y obtener más valor con las soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) de LP Legal & Trading Services. Ofrecemos conocimientos jurídicos fiables para ayudar a su empresa a gestionar eficazmente los contratos a lo largo de su ciclo de vida, garantizando el cumplimiento y la eficiencia. Confíe en nosotros para una gestión de contratos segura.
Preguntas frecuentes
– ¿Es el CLM sólo para grandes empresas?
Ningún CLM es beneficioso para empresas de todos los tamaños. La complejidad del sistema puede variar, pero los principios de gestión eficaz de los contratos son de aplicación universal.
– ¿Cómo ayuda el CLM a cumplir la normativa?
Los sistemas modernos de CLM ayudan a garantizar el cumplimiento proporcionando un repositorio central de seguimiento de las obligaciones que ofrece visibilidad de los términos contractuales y automatiza las alertas para los requisitos normativos.
– ¿Cómo puedo saber si mi actual proceso de gestión de contratos necesita mejoras?
Busque signos comunes de ineficacia, como la dificultad para encontrar contratos o condiciones específicas, el incumplimiento de los plazos de renovación u obligaciones, retrasos en el ciclo de revisión y aprobación, la falta de visibilidad clara de su cartera de contratos o problemas repetidos con el cumplimiento y las auditorías. Estos son fuertes indicadores de que su proceso podría beneficiarse de CLM.
– ¿Qué tipos de contratos pueden gestionarse con CLM?
CLM está diseñado para gestionar prácticamente cualquier tipo de contrato empresarial. Esto incluye contratos de venta, acuerdos con proveedores, acuerdos de confidencialidad (NDA), contratos de trabajo, acuerdos de asociación, acuerdos de nivel de servicio (SLA), arrendamientos y muchos otros. La clave es que CLM proporciona un proceso estructurado para gestionar todo el ciclo de vida de cada acuerdo.